Manajemen Bisnis – Prinsip dan Standarisasi Manajemen Perusahaan
Management Bisnis
Bisnis merupakan kegiatan dalam menjual produk atau jasa agar memberikan keuntungan bagi pemiliknya. Bisnis merupakan kegiatan beresiko memberikan kerugian baik dari segi material atau non-material. Namun bila berhasil maka akan memberikan keuntungan dan kesejahteraan bagi pemiliknya. Agar terhindar dari resiko bisnis maka bisnis harus dijalankan dengan tepat dengan perencanaan yang matang dan pelaksanaan yang serius dan mantap. Bisnis terdiri atas beberapa komponen penting yang saling mendukung dan melengkapi. Bila salah satu komponen gagal maka akan mengganggu komponen lain. Berikut adalah komponen-komponen bisnis tersebut:
Manajemen, yaitu bagian yang merencanakan, mengelola, dan menjalankan bisnis. Komponen ini bisa disebut sebagai backend yaitu komponen yang berada di belakang layar.
Kekuatan brand atau image, yaitu karisma, kekuatan emosional yang dimiliki oleh perusahaan dan merupakan pandangan/perasaan masyarakat terhadap perusahaan atau produk. Produk atau Layanan, komponen yang dijual atau ditawarkan kepada pasar. Komponen ini bisa disebut sebagai front end karena komponen ini berada didepan. Komponen inilah yang berhadapan dengan masyarakat.
Partner, yaitu pihak yang ikut membantu dalam menjalankan bisnis.
Pelanggan, yaitu pihak yang akan menerima tawaran atau membeli produk dan layanan yang ditawarkan.
Manajemen
Manajemen suatu perusahaan adalah nyawa dari suatu perusahaan. Manajemen yang menentukan pertumbuhan atau kebangkrutan suatu perusahaan. Dengan adanya suatu pengelolaan dan manajemen yang baik maka suatu perusahaan akan mampu bertahan dari segala tekanan, kendala, dan rintangan yang ada. Bahkan akan berkembang menjadi lebih besar dan lebih baik lagi. Dalam mengelola perusahaan maka ada prinsip dan standarisasi dimana hal-hal tersebut akan sangat membantu perkembangan perusahaan bila diterapkan dengan baik. Prisip dan standar ini bukanlah nilai mutlak dalam kesuksesan suatu perusahaan. Tidak selamanya suatu perusahaan yang telah melakukan segala sesuatunya dengan baik akan sukses. Terkadang ada beberapa kendala atau halangan yang tidak dapat dihindari contohnya tertipu rekan kerja atau tertimpa bencana serta kendala-kendala lainnya. Berikut adalah beberapa prinsip dan standarisasi yang diharapkan mampu mendukung kemajuan dan perkembangan suatu perusahaan:
Perancanaan yang Matang
Sebelum suatu perusahaan berdiri maka biasanya modal merupakan kendala awal yang harus dipenuhi sebelum perusahaan berjalan. Tidak selamanya modal besar pasti memberikan keuntungan besar. Pengelolaan modal yang efektif dan efisien akan memberikan keuntungan yang maksimal. Untuk kita kita harus melakukan perhitungan modal dan biaya yang diperlukan untuk operasional perusahaan dalam jangka beberapa waktu ke depan. Kita harus mampu memberikan anggaran yang aman untuk operasional perusahaan dalam beberapa waktu kedepan. Jadi bukan mengamankan anggaran hanya untuk hari ini dan besok. Dengan adanya pengamanan anggaran dalam jangka panjang maka perusahaan akan mampu bertahan bila mengalami kendala atau bencana yang sifatnya mendadak dan tidak diperhitungkan sebelumnya.
Dengan melakukan perencanaan dan perancangan perusahaan secara matang maka perusahaan akan siap menghadapi berbagai kendala dan rintangan karena telah diperhitungkan sebelumnya. Misalnya dalam membuat suatu produk maka kita harus melakukan penelitian terlebih dahulu mengenai pasar, konsumen, produk pesaing, dan kendala-kendala yang mungkin akan muncul agar produk kita tepat sasaran dan tidak gugur bila terkena berbagai tekanan dan kendala yang muncul. Saat ini penggunaan teknologi informasi dalam kegiatan bisnis mampu memudahkan dan mempercepat perencanaan perusahaan. Sistem yang digunakan disebut Enterprise Resource Planning(ERP) dimana sistem ini melakukan perencanaan dengan konsep Manajemen Operasional dengan suatu aplikasi yang terintegrasi. Beberapa kegiatan manajemen dapat terbantu dengan sistem ini seperti inventory management, financial management, reporting, manufacturing management, dan kegiatan lainnya.
Sumber Daya Manusia yang Berkualitas, Loyal, dan Sejahtera.
Sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas merupakan kunci penggerak perusahaan. Dengan adanya SDM yang mampu menggerakkan perusahaan dengan baik maka suatu perusahaan akan mampu berkembang dan melakukan bisnisnya dengan efektif dan efisien. SDM yang berkualitas tidaklah cukup untuk menjalankan perusahaan dalam jangka panjang. Diperlukan loyalitas pegawai terhadap perusahaan tempat dimana dia bekerja. Dengan membangun hubungan emosional antara perusahaan dan pegawainya maka seorang pegawai akan berusaha semaksimal mungkin memberikan kontribusi terbaik buat perusahaan. Tanpa adanya hubungan emosional antara perusahaan dan pegawai maka pegawai hanya menjalankan kewajibannya tanpa memberikan seluruh kemampuannya untuk perusahaan. Bila kewajibannya telah dilakukan maka dia hanya akan berjalan ditempat tanpa memberikan inovasi, kreatifitas, dan ide cemerlang yang sebenarnya bisa dilakukan bila pegawai memiliki ikatan emosional yang membuat dia ingin ikut membangun dan mengembangkan perusahaan menjadi lebih baik.
Sumber daya manusia yang berkualitas, dan loyal belum tentu dapat memberikan kontribusi terbaik yang dimilikinya. Manusia yang memiliki kebutuhan tentu akan berusaha agar dapat memenuhi segala kebutuhannya. Bila seorang pegawai merasa bahwa penghasilan yang dimilikinya tidak memenuhi kebutuhannya maka tentu dia akan berusaha untuk mencari jalan agar dapat memenuhi seluruh kebutuhannya. Bila hal ini terjadi maka pegawai mencari kerja sampingan yang akan menyita waktu, pikiran, dan tenaganya sehingga ia tidak dapat memberikan kemampuannya secara maksimal pada perusahaan. Mengapa terkadang beberapa perusahaan melakukan meeting, atau penyusunan anggaran di hotel padahal kantor mereka memiliki fasilitas yang sama dengan hotel? Mungkin buat sebagian orang hal ini adalah pemborosan, tapi dampak baiknya adalah para peserta meeting atau rapat akan lebih berkosentrasi dan memberikan pemikiran mereka secara maksimal tanpa terganggu oleh masalah lainnya seperti macet di perjalanan ke kantor, permasalahan di rumah, dan kendala-kendala di luar perusahaan. Dengan adanya dukungan dari perusahaan agar pegawai tidak dipusingkan oleh hal-hal lain diluar perusahaan maka pegawai diharapkan dapat memberikan kontribusi maksimal buat perkembangan perusahaan.
Manager yang Terbuka, Tegas, dan Demokrat
Kepemimpinan seorang manager merupakan penunjuk jalan yang benar bagi perusahaan. Mereka adalah nakhoda kapal yang akan menentukan apakah perusahaan akan mencapai tujuan atau tidak. Jiwa kepemimpinan yang berwibawa harus dimiliki oleh seorang manager perusahaan, namun dengan wibawa bukan berarti bersikap tertutup terhadap pegawainya. Justru sikap terbuka seorang pemimpin yang mau menerima masukan dan saran dari bawahannya akan membantu seorang manager dalam memimpin perusahaan atau departement yang dibawahinya. Ketegasan dalam memimpin dan mengambil keputusan sangat diperlukan oleh seorang manager, karena di tangan mereka keputusan akan jalan yang ditempuh oleh perusahaan akan menentukan perkembangan dan operasional perusahaan. Manager juga harus dapat mempertanggung jawabkan keputusan mereka di depan direksi tidak melulu menyalahkan bawahan yang tidak becus melakukan perintahnya. Sebaiknya setiap pengambilan keputusan melibatkan banyak pihak, baik itu bawahan ataupun pihak lain yang terkait. Dengan adanya masukan dari yang lain maka manager dapat mempertimbangkan dan mengambil keputusan yang tepat dan memuaskan banyak pihak.
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
Lingkungan Kerja yang Nyaman dan Mendukung
Seorang pekerja menghabiskan hampir setengah hidupnya dalam sehari berada di kantor. Sehingga kantor merupakan tempat kedua setelah rumah yang menjadi tempat terlama dimana pekerja berada. Untuk itu lingkungan kantor yang nyaman, kondusif, dan mendukung pekerjaan mutlak diperlukan. Lingkungan kerja bukan berarti hanya kantor saja, akan tetapi termasuk suasana kerja, dan hubungan antar pegawai perusahaan. Bila salah satu bagian dari lingkungan kerja tersebut ada yang membuat tidak nyaman seorang pekerja maka akan berdampak terhadap menurunnya kinerja dan kontribusi pegawai tersebut terhadap perusahaan.
Kantor adalah tempat bekerja dimana kenyamanan kantor bergantung pada kebersihan, kerapian, ketenangan, keindahan, suhu dan udara yang sesuai, serta tata letak furniture dan ruangan yang baik. Perangkat kerja yang mendukung juga perlu diperhatikan. Jangan memaksakan penghematan terhadap perangkat kantor yang dapat menghambat pekerja. Beberapa perusahaan terkadang mempertahankan komputer tua yang suka crash dengan alasan masih dapat dipakai padahal justru kelambatan dan tuanya perangkat membuat waktu bekerja dan terkadang menghambat pekerja pada saat perangkat tua tersebut rusak. Kantor yang nyaman akan membuat pegawai betah dan tidak terburu-buru ingin meninggalkan kantor sehingga pekerja lebih berkosentrasi dalam melakukan pekerjaannya. Suasana kekeluargaan di kantor perlu dibina agar pegawai merasa sebagai bagian dari perusahaan dan memiliki rasa tanggung jawab terhadap perusahaan untuk menjaga nama baik perusahaan. Jangan sampai ada sifat iri, sinis, atau ada pertikaian antar pegawai karena akan mengganggu pekerjaan dan kinerja perusahaan.
Perlu diperhatikan juga bagaimana pegawai berangkat dan pulang dari kantor. Bila pegawai tinggal terlalu jauh dari kantor maka perlu dipikirkan bagaimana bila terkendala macet dan terlambat sampai dikantor. Ada baiknya perusahaan menyediakan jemputan karyawan karena selain membantu karyawan juga akan mengakrabkan karyawan karena ada waktu bercerita dalam perjalanan dari atau ke kantor.
Terbuka dan Selalu Belajar
Perkembangan dunia bisnis begitu cepat. Begitu banyak bidang yang mendukung suatu bisnis misalnya bidang teknologi informasi. Begitu banyak perubahan yang terjadi diluar perusahaan, karena itu kita tidak boleh tertutup dan harus berusaha menerima perubahan yang ada. Dengan selalu mempelajari perubahan dan perkembangan maka suatu perusahaan akan dapat bersaing dengan perusahaan lain dan tidak tertinggal oleh tren dan perkembangan yang terus berjalan. Perusahaan harus mempelajari dan menerapkan berbagai perkembangan dan perubahan yang mampu memberikan manfaat yang efektif dan efisien bagi perusahaan. Dengan demikian maka perusahaan akan selalu dapat berkembang, dan berjalan seiring dengan perubahan dan perkembangan yang ada.
Manajemen Proses Bisnis
Iklim kompetisi menuntut tidak saja barang dan jasa yang berkualitas tetapi juga kecepatan layanan disamping harga yang murah. Untuk dapat mencapai taraf kompetitif seperti ini, organisasi mau tidak mau harus inward looking dengan mengoptimalkan operasi bisnis di tiap lininya, memperbaiki dan menstabilkan kualitas dan reliabilitas sistem. Optimalisasi ini mencakup kelengkapan kendali proses, solusi jangka panjang yang berkelanjutan, minimalisasi tidak saja error tetapi juga limbah dan pengerjaan ulang, efisiensi waktu, dan penghapusan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah.
Siklus dari inisiatif perbaikan proses secara garis besar terbagi dalam tiga aktivitas utama, discovery and design, deploy and execute, dan monitor and control. Discovery dimulai dengan mengidentifikasi keperluan dari proses tersebut. Mulai dari pendorong, tata nilai, strategi, sampai hasil dari bisnis organisasi. Identifikasi ini akan mendukung “raison d’etre” dari proses tersebut. Selanjutnya identifikasi tadi diikuti oleh inventarisasi dari proses yang sudah berjalan baik itu proses utama maupun proses pendukung. Inventarisasi ini lebih bersifat memotret bagaimana alur kerjanya, berapa biaya yang diperlukan, siklus waktunya dan lain sebagainya. Selain itu perlu dipetakan, apakah suatu proses memberikan nilai tambah atau tidak.
Kategorisasi hasil value analysis ini bermanfaat untuk menentukan skala prioritas dalam perbaikan proses. Bahkan, bilamana perlu proses yang tidak memberi nilai tambah sejak tahap ini dapat segera dipangkas. Hanya saja perlu pertimbangan masak-masak sebelum memangkasnya. Tetapi juga tidak berarti harus berlama-lama membiarkan proses yang tidak mendatangkan nilai tambah ini semakin menjadi beban. Ibarat membiarkan barang yang sebetulnya tidak terpakai tapi dibuang sayang justru menjadikannya sampah yang membebani.
Hasil inventarisasi tadi ditindaklanjuti dengan menentukan siapa yang selanjutnya bertanggung jawab terhadap suatu proses (process ownership). Tanggung jawab pertama dari pemilik proses ini adalah membangun dan menanamkan kultur perbaikan berkelanjutan. Dengan semangat perbaikan berkelanjutan, sebagai standar parameter ditentukan indikator kinerja dari proses yang mencakup aspek waktu, biaya, dan kualitas. Kriteria dari standar ini dibuat jelas, terukur, dan dapat dijangkau. Sehingga berdasarkan standar tadi dapat dilakukan penilaian seberapa jauh kesenjangan kinerja dari proses yang selama ini berjalan. Root cause analysis dapat dilakukan untuk mendapatkan faktor apa saja yang menjadi pemicunya. Dengan diketahuinya faktor pemicu ini peluang bagi perbaikan dapat diidentifikasi, apakah itu melalui adopsi teknologi, perbaikan praktek manajemen, perbaikan alur kerja, atau yang lainnya.
Tahap selanjutnya adalah desain model baru yang mampu mengoptimalkan kinerja dari proses bisnis sesuai dengan karakteristik yang telah ditemukan. Belajar dari pengalaman pihak lain melalui benchmark dengan “best practices” dari industri terkait akan membantu keluar dari inward looking trap, mengurangi resiko dan biaya serta menjaga perusahaan tetap berada dalam rel menuju pemenangan kompetisi.
Sebelum diimplementasikan, model baru tersebut disimulasikan, sebagai eksperimen terhadap perubahan yang terjadi, seberapa sukses perbaikan desain ini berjalan. Simulasi ini secara operasional akan mereduksi resiko dengan mengantisipasi kekurangan dari model yang baru. Jika simulasi berhasil maka model tersebut dapat diimplementasikan sambil dimonitor dengan analisa dan pengontrolan terhadap hasilnya. Masih dalam semangat dan siklus perbaikan berkelanjutan.
Dalam setiap tahapan ini, sumber daya manusia memegang peranan sangat vital, baik dalam perannya sebagai Process Designer, Process Executor, maupun Process Manager. Dengan demikian pelatihan secara berkesinambungan dan dilaksanakan secara lintas sektoral sangat diperlukan untuk meningkatkan kompetensi mereka. Selain itu pemahaman mengenai persepsi karyawan menjadi menu wajib bagi perusahaan. Kebanggaan sebagai karyawan yang merasa ketrampilannya bernilai sebagai aset perusahaan haruslah mendapat perhatian yang proporsional. Kebanggaan dan perasaan berharga ini dapat meningkatkan engagement karyawan terhadap perusahaan dan dapat menjadi tali emosional yang sangat kuat untuk memacu motivasi internal. Membuatnya ’menikmati’ bekerja setiap hari dan merasakan bagaimana hasil kerjanya memberi nilai tambah bagi pelanggan. Jika seorang karyawan ’menikmati’ pekerjaannya tentu akan menumbuhkan kerelaan dalam melaksanakan tugas-tugasnya dengan sepenuh hati. Ketulusan dalam melayani pelanggan eksternal maupun internal akan meningkatkan kualitas layanan itu.
Tentu saja orientasi pelanggan ini tidak bisa dilupakan dalam manajemen proses bisnis, karena pelangganlah yang akan menentukan apakah nilai tambah dari perbaikan proses ini bermakna atau tidak. Pelanggan tidak mau tahu dengan proses, mereka hanya akan melihat keluarannya.
